di Stefano Novelli
Nella progettazione finanziata, dopo aver definito la decisione di partecipare ad un bando, avvenuta a seguito di un’accurata operazione di prefattiblità, possiamo partire con l’attività volta alla presentazione del progetto.
Dovremo mettere in campo una serie coordinata di azioni volte a soddisfare i requirements di tipo tecnico e amministrativo che il bando ci richiederà per finalizzare la proposta di partecipazione nei tempi richiesti. Vediamole insieme.
L’analisi della documentazione amministrativa da raccogliere
Specie nei bandi italiani a livello nazionale e regionale, la documentazione amministrativa è parte corposa del lavoro necessario a presentare un progetto. Dobbiamo scorrere il bando, trovarne il punto dedicato. Quindi, raccogliere tutti i documenti richiesti e metterci al lavoro per archiviarli. Dovremo considerare degli adeguati tempi necessari a processare le richieste. Pensiamo ad esempio, per i bandi a partecipazione collettiva, ad un accordo di partenariato, oppure alle dichiarazioni circa gli aiuti in “De Minimis” ricevuti.
Oppure, troveremo richieste sulle dichiarazioni sulle dimensioni di impresa. Nel caso di impresa “unica” costituita da un insieme di più partite IVA collegate, sarà necessario un attento lavoro di raccolta e verifica di tutti i dati assieme al nostro ufficio amministrativo e del commercialista.
Si tratta di un lavoro molto importante. Avere in ordine la documentazione amministrativa è basilare, poichè ci consentirà di superare agevolmente la fase di controllo “delle carte in regola” da parte dei valutatori del bando in seno all’ente finanziatore, che è una fase preliminare e spesso propedeutica alla valutazione di merito dei contenuti della proposta progettuale.
Il tool di presentazione del progetto
Insieme alla documentazione amministrativa, dobbiamo subito metterci in campo per lavorare con lo strumento che l’ente finanziatore mette a disposizione per la presentazione del progetto. In genere, avremo un portale gestito dall’ente finanziatore, presso cui accreditare la nostra organizzazione. Ci valideremo, e creeremo l’apposita domanda di progetto relativa al bando di nostro interesse (o essere aggiunti dal capofila, nel caso di partenariato).
Dunque, dobbiamo avere a disposizione tutte le informazioni amministrative possibili circa la nostra organizzazione per completare rapidamente questo passo.
Avere sotto controllo questo aspetto è di vitale importanza, fin da subito. In tal modo verifichiamo le eventuali criticità di natura tecnica, comprendiamo tutti i passaggi necessari. Dovremo sempre avere a portata di mano la guida alla compilazione della domanda, che viene pubblicata assieme al bando.
La verifica del formulario
Parallelamente, il nostro team dovrà andare al cuore del progetto. Il bando prevede sempre un formulario, un documento da compilare e inviare, oppure il tool di presentazione al quale abbiamo fatto riferimento. Il consiglio è di crearsi un file “gemello”, archiviarlo in una repository condivisa dal nostro team (Google Drive è perfetto), e lavorare in questa maniera.
Il formulario prevede una parte di descrizione del partner o dei partners di progetto. Inoltre troverete una sezione generale, con richiesta del summary di progetto, descrizione degli obiettivi dello stesso. Sarà il cuore del progetto, che dovremo articolare in Work Packages. Avremo con tutta probabilità una sezione dedicata agli impatti previsti grazie ai risultati del progetto che vogliamo presentare.
La preparazione del budget e del gantt
Il lavoro tecnico di presentazione del progetto deve tenere insieme principalmente tre aspetti. Abbiamo la scrittura descrittiva del nostro progetto (declinato in obiettivi, azioni, risultati), che dovremo articolare in maniera quanto più possibile puntuale.
Metteremo in campo un delineamento chiaro degli obiettivi, delle azioni realizzative previste per ogni obiettivo, e dei risultati attesi per gli obiettivi. Questo consentirà di avere chiaro a noi cosa vogliamo realizzare, di controllarne la coerenza, l’efficacia. E permetterà ai valutatori di capire bene che cosa noi vogliamo realizzare.
C’è poi il budget. Verificheremo dal bando in che modo gli investimenti finanziari ammessi vengono ammessi, quali sono le tipologie di spesa previste (in genere personale interno, acquisizione di hardware e software (nel caso di progetti ICT), materiali e forniture, consulenze, spese generali e di natura amministrativa).
Ogni bando avrà il suo dettaglio di voci di spesa e di formulazione del budget. Noi dovremo replicarlo in un foglio excel che archivieremo e aggiorneremo in una cartella creata nella nostra repository. Dovremo pensare alle azioni che abbiamo previsto per realizzare gli obiettivi del progetto, e ragionare sulle determinazioni dei costi per azione, suddivisi tra le varie tipologie ammesse.
Così costruiremo un budget coerente, e sostenibile. Va fatto fin da subito. Non stiamo infatti lavorando ad un progetto per andare a coprire dei co-finanziamenti di cui abbiamo bisogno. Lo presenteremo costruendo un piano di investimenti e costi coerente, chiedendo un sostegno dall’ente in funzione degli obiettivi di progetto sostenibili e ben evidenziati.
Infine, il Gantt. Il diagramma di Gantt, con lo strumento di lavorazione excel, è lo strumento che tiene insieme la descrizione delle attività, il loro dispiegamento nel tempo, ed i costi. Infatti nel ragionare sui costi, non potremo immaginare di sovraccaricare di costi il primo anno di un progetto nel quale in questo periodo non sono previste azioni altrettanto significative e impattanti dal punto di vista finanziario.
Programmare un piano di lavoro puntuale
Dobbiamo presentare un progetto e il nostro “nemico” è il giorno della scadenza. Solitamente dalla pubblicazione di un bando, parliamo di Italia e regioni italiane, al giorno della scadenza, abbiamo almeno 60 giorni davanti a noi.
Dunque programmare un piano di lavoro che ci faccia addivenire secondo steps successivi a progressive versioni del nostro lavoro (soprattutto in tal caso la parte tecnica della proposal di progetto), è assolutamente necessario.
Ci consentirà di ottimizzare i tempi, e di poter fare anche altre attività. Terremo delle conf call o riunioni settimanali. La parte amministrativa dovrà viaggiare spedita, e darsi dei tempi di consegna dei documenti richiesti con significativo anticipo rispetto al giorno della scadenza. Dovremo avere il tempo di accorgerci di errori, mancanze, ed eventualmente correggerli.
Darsi un adeguato tempo di sicurezza prima del giorno della scadenza
E’ quindi necessario, per la buona riuscita dell’iniziativa, darsi un piano che preveda la conclusione del lavoro di preparazione almeno qualche giorno prima della scadenza. Quando sarà finito sarà solo verifica, limatura delle sbavature, ultime correzioni, e caricamento nel tool qualora esso sia previsto.
Saggezza e pianificazione, quindi. Due virtù che poi ci accompagneranno nella gestione del nostro progetto vincente, da qui a qualche mese.
