di Stefano Novelli
Nel percorso di trasformazione dell’identità del sistema paese Italia in senso realmente digitale, svolge e svolgerà un ruolo sempre più centrale, la capacità che le Pubbliche Amministrazioni avranno di entrarvi, per quanto di loro competenza, e instradare la propria attività su nuovi orizzonti di best practices che non sono solo e soltanto degli obiettivi virtuosi. Sono degli obblighi di legge. Se negli ultimi anni, uno dei principali mantra della digital transformation applicata alla realtà industriale è stato quello dell’Industry 4.0, entrando nel mondo della P.A, il mantra si traduce in un principale “refrain“: la conservazione documentale. Vediamo alcuni punti salienti dell’argomento.
La definizione di conservazione documentale
E’ l’attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici.
La principale questione di principio su cui riflettere è che rispetto all’universo cartaceo, in ambito digitale andiamo a definire i criteri per una corretta conservazione andando a focalizzare in maniera rigorosa il contenuto. Il concetto di supporto, che era “al centro della scena” nel paradigma della carta, lascia campo ad altro. Stiamo parlando di un processo, assai complesso, che si avvale dell’informatica e della sue soluzioni. Il fine è mantenere nel tempo il valore giuridico dell’atto, la sua autenticità e integrità; la leggibilità e l’accesso.
I documenti informatici
Dunque, parlando di documenti informatici, siamo entrati pienamente in un universo virtuale. E’ necessario avere ben presente che Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice civile quando contiene una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’AgID.
Infatti, la finalità è quella di garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore. In tutti gli altri casi, l’idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio.
La fonte normativa ed il perimetro dell’obbligo
Il nostro testo principale di riferimento è il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD, D.Lgs 82/2005 CAD ) Esso inquadra il territorio di applicabilità delle sue norme, che include tutta l’attività di uffici pubblici. Infatti, le pubbliche amministrazioni sono tenute a conservare tutti i documenti formati nell’ambito della loro azione amministrativa. Anche il registro giornaliero di protocollo deve essere inviato in conservazione entro la giornata lavorativa successiva.
I requisiti per la conservazione
L’articolo 44 del CAD definisce i requisiti per la conservazione. Innanzitutto, la disposizione individua il team deputato nella struttura pubblica alla responsabilità della conservazione. Abbiamo il responsabile, il responsabile del trattamento dei dati personali, ove nominato, e il responsabile del sistema della conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, nella definizione e gestione delle attività di rispettiva competenza.
La principale importanza della norma, oltre a identificare la tipologia di figure professionali deputate a questa attività, è di identificare gli obiettivi che si vogliono raggiungere. Il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura infatti, per quanto in esso conservato, caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, secondo le modalità indicate nelle Linee guida.
Può il responsabile delegare la propria attività? Sì. Il testo dispone infatti che egli possa delegare la conservazione dei documenti informatici ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative, e tecnologiche e di protezione dei dati personali.
La domanda di accreditamento all’AgiD
La circolare 65/2014 definisce le modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui soggetti che esercitano attività di conservazione documentale. In particolare vengono individuati i requisiti per l’accreditamento dei conservatori; le modalità di presentazione della domanda; l’iter istruttorio: le linee guida per la vigilanza.
Vige in campo ai soggetti conservatori accreditati l’obbligo di trasmettere ad AgID i dati relativi all’attività quadrimestrale di conservazione. I dati vengono sintetizzati in relazioni periodiche predisposte dall’Agenzia.
Il treno verso il futuro rappresentato della dematerializzazione dei documenti, e dalla vera digitalizzazione dell’azione amministrativa, sta viaggiando ormai da anni. Salirci è necessario, comprenderne il percorso e le relative curve ed eventuali difficoltà, necessario, da parte delle Pubbliche Amministrazioni.
