Nel pieno della Digital Trasformation, gestire organizzazioni complesse è un mestiere difficile, ma estremamente stimolante. I manager a capo di organizzazioni, (e questo vale sia nelle aziende private che nelle aziende pubbliche), devono essere bravi gestori dei loro collaboratori. A loro è richiesto un indirizzo chiaro, un orizzonte definito verso cui indirizzare il business o le attività dell’ente, e far confluire questi due aspetti, assieme a tante altre sfumature, in un concentrato vincente. Per questa ragione il Business Process Management contiene benefici in grado di portare valore aggiunto all’organizzazione a 360 gradi. Quanto è stata vantaggiosa una scelta? I migliori risultati sono stati ottenuti con quale metodo? Che cosa la mia organizzazione ottiene perseguendo determinati obiettivi? E come posso realizzarli?  Tutto, o comunque molto, parte dai processi. Il Business Process Management interviene come un prezioso alleato dell’organizzazione, andando a definire, costruire (o ri-costruire) i percorsi, le strade nelle quali l’attività dell’azienda procede. Innanzitutto, un esercizio utile da fare per il manager, o il dirigente di ufficio, propedeutico alla costruzione di un BPM, è catalogare delle attività svolte quotidianamente come processi. La definizione dei processi aziendali, dell’universo di fornitori e clienti. Il Project Management e il Risk Management. Uscendo un attimo dall’azienda, pensiamo ai commerciali e la loro rete di vendita: la sua complessa gestione è un processo, tanto più sarà efficace, tanto cresceranno i numeri del fatturato. Non può mancare la compliance: la definizione ed il controllo della qualità sono anche loro processi. Fino alla gestione della infrastruttura IT e dei big data, e lo human resource management. Potremmo continuare nell’elencazione.

Il Business Process Management | La mappatura dei processi aziendali

La mappatura dei processi aziendali è una fase preliminare in un buon BPM, che consente innanzitutto di dotare l’azienda di uno strumento che rappresenti il business aziendale in modo sintetico e indicativo sotto vari aspetti (decisionale, organizzativo, operativo, amministrativo). Non va trascurato il progettare il sistema organizzativo e di controllo dei processi, per rispondere a semplici ma ineludibili domande: chi è responsabile di quali attività? Che cosa controlliamo, e in che maniera? L’inserimento di questi elementi in un sistema informatico e di interfacce IT costituisce un necessario plus, volto a dare una rappresentazione grafica, una visualizzazione di ciò che si è mappato.

Il Business Process Management | Le fasi dei processi aziendali

Un processo aziendale efficace è quel processo aziendale che viene pianificato. Così facendo, esso sarà capace di determinare quel valore che i suoi fruitori (o utenti) si aspettano, sprecando la minor quantità possibile di risorse. Maggiore è la cura dedicata alla fase di pianificazione di un processo, minore sarà poi il rischio di successivi aggiustamenti. In questo il BPM è il compagno di strada ideale. Anche per aiutare nella schematizzazione delle fasi di pianificazione (ad esempio tra identificazione degli utenti di un processo e identificazione di ciò che tali utenti si attendono, fino alla progettazione del processo che possa realizzare gli obiettivi prefissati.

C’è poi la fase di esecuzione. Essa richiede un’attività puntuale di verifica del rispetto delle norme, degli obiettivi e dei criteri predeterminati nella fase di pianificazione, oltre che di progettazione delle soluzioni a eventuali criticità o di miglioramento dei processi. Infatti le criticità sono dietro l’angolo, ma non ci si deve scoraggiare. Infatti esse sono spesso ricollegate a mancanze da individuare “in alto”: poca chiarezza degli obiettivi dell’organizzazione, delle regole alla base del suo funzionamento. Ovvero parliamo di attribuzioni e compiti dei process owners.

Il Business Process Management | Il controllo dei processi

Il funzionamento dei processi aziendali dipende da un insieme di variabili (condizioni ambientali, persone,  mezzi, …), ognuna delle quali è assoggettata ad una variabilità non controllabile.  Il controllo del processo consente di comprimere tale affronta il problema di limitare tale variabilità entro limiti definiti. Così anche la variabilità dei risultati avrà limiti. Guardiamo ai processi “intrafunzionali”. Essi agiscono a cavallo di diverse funzioni dell’organizzazione, e quindi qua assume grande rilevanza  la variabile dell’  “integrazione organizzativa”, ovvero la comunicazione delle persone che lavorano al processo. e il loro coordinamento. L’ integrazione organizzativa è fondamentale per contenere sprechi: di tempo, di risorse, di tutto ciò che il poco scambio di informazioni tra gli attori del processo può determinare.

Il Business Process Management | L’assegnazione dei processi ai process owners

Identificare gli attori coinvolti in un processo, è un momento chiave, che grazie al BPM diventa un’operazione che può essere semplificata, con ricadute positive non solo all’interno del singolo processo nel quale l’owner viene inserito, ma anche per il funzionamento dell’organizzazione nel suo complesso. La ricerca della felicità, in un ufficio come in una azienda, non può prescindere dal conoscere non solo il proprio ruolo, ma riconoscerlo e sentirlo proprio perchè parte di un meccanismo che funziona. Se vogliamo un processo gestito e controllato e che faccia ottenere risultati, è dunque necessario individuarne il process owner. Lei, o lui, sarà chi avrà la responsabilità di creare il processo, di aggiornarlo, documentarlo.

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